Doppelbuchung vermeiden: Ferienhaus auf mehreren Portalen per iCal abgleichen

So funktioniert der Kalenderabgleich per iCal

Portale wie Airbnb, Booking.com, Vrbo und FeWo-direkt stellen für jede Unterkunft einen Kalenderlink bereit, der auf „.ics“ endet. Terra Mia Immobiliare liest diese Kalender ein und zeigt alle Belegungen Ihrer Unterkunft in einem Kalender. Das funktioniert mit jedem Portal und jedem Kalender mit iCal-Link, auch mit Google Kalender; Sie wählen dann die Plattform „Andere“. In die Gegenrichtung genügt ein einziger Export-Link: Er meldet Buchungen über Terra Mia Immobiliare und Ihre eigenen Sperrzeiten an jede Plattform, bei der Sie ihn eintragen.

Die Verbindung hat also zwei Richtungen, die Sie jeweils einmal einrichten. Danach gleichen sich die Kalender automatisch ab. Im Vermieterbereich finden Sie beides im Schritt „Kalender“ unter „Kalender-Synchronisierung“: „Kalender hinzufügen“ für die Portale, „Ihren Belegungskalender teilen“ für den Export-Link. Die einzelnen Schritte stehen in Airbnb-Kalender exportieren und per iCal mit Terra Mia Immobiliare abgleichen und Booking.com-Kalender exportieren: iCal-Abgleich mit Terra Mia Immobiliare, dort auch für Vrbo, FeWo-direkt und Google Kalender. Dieser Beitrag behandelt die Grenzen des Verfahrens und den Umgang damit.

Warum iCal eine Doppelbuchung nicht ganz ausschließt

Beim Abgleich laufen zwei Uhren, die nicht aufeinander abgestimmt sind. Terra Mia Immobiliare liest die verbundenen Kalender alle drei Stunden ein. Geht eine Buchung bei Airbnb ein, kann es bis zum nächsten Einlesen also bis zu drei Stunden dauern. In der Gegenrichtung entscheidet jedes Portal selbst, wann es den Export-Link abruft, und bei den großen Portalen vergehen dazwischen oft mehrere Stunden. In dieser Zeit kann ein Gast auf einem anderen Portal Tage buchen, die schon vergeben sind. Google aktualisiert abonnierte Kalender ebenfalls in eigenen Abständen.

Für ein Haus auf Sizilien trifft das vor allem die Wochen mit den höchsten Preisen. Im Preisindex von Terra Mia Immobiliare (Stichtag 29.10.2026) ist der August mit einem Median von 230 € pro Nacht der teuerste Monat, im Juli sind es 189 €, im Januar 93 €. Eine doppelt vergebene Woche fällt deshalb meist in die Zeit, in der sich ein Ersatztermin am schwersten finden lässt.

Welche Termine der Export-Link weitergibt

Der Export-Link enthält Buchungen, die über Terra Mia Immobiliare zustande kommen, und die Sperrzeiten, die Sie selbst im Kalender eintragen. Termine, die Terra Mia Immobiliare von Airbnb, Booking.com oder einem anderen Portal einliest, gibt er nicht weiter. Deshalb können Sie denselben Link bei jedem Portal eintragen, ohne dass ein Portal seine eigenen Buchungen zurückbekommt.

Daraus folgt eine Einschränkung, die oft übersehen wird: Eine Buchung, die bei Airbnb eingeht, erscheint im Kalender von Terra Mia Immobiliare, erreicht Booking.com aber nicht über diesen Link. Umgekehrt gilt dasselbe. Bieten Sie Ihr Haus bei beiden Portalen an, verbinden Sie Airbnb und Booking.com deshalb zusätzlich direkt miteinander: Den Kalenderlink des einen Portals tragen Sie beim anderen als zusätzlichen Kalender ein, in beiden Richtungen. Auch dann ruft jedes Portal den Link nach eigenem Zeitplan ab. Die Verbindung verkürzt den Weg einer Buchung, eine Verzögerung bleibt.

Damit Ihre Sperrungen bei einem Portal in Terra Mia Immobiliare ankommen, kommt es auf die Exportoptionen des Portals an. Bei Booking.com wählen Sie gebuchte und geschlossene Tage aus, bei Vrbo und FeWo-direkt lassen Sie vorläufige Reservierungen weg.

Welche Daten iCal überträgt

Der Export-Link von Terra Mia Immobiliare enthält nur Zeiträume, also von wann bis wann eine Unterkunft belegt ist. Preise, Namen und Kontaktdaten von Gästen enthält er nicht. Aus den Kalendern der Portale übernimmt Terra Mia Immobiliare die belegten Zeiträume und die Bezeichnung, die das Portal dem Termin gibt. Preise überträgt iCal nicht: Saisonpreise, Mindestaufenthalte und Bedingungen pflegen Sie weiterhin auf jeder Plattform selbst. Auch Gästedaten laufen nicht über iCal. Vermieter melden ihre Gäste selbst über das Portal Alloggiati Web der Polizei ¹, unabhängig davon, über welches Portal die Buchung kommt.

Was bei einer Überschneidung geschieht

Überschneidet sich ein Termin aus einem Portal mit einer Buchung über Terra Mia Immobiliare, erkennt das System die Überschneidung. Terra Mia Immobiliare wird benachrichtigt, und in Ihrem Vermieterbereich erscheint sie als offene Aufgabe. Klären Sie sie zeitnah, bevor der Gast weiter plant.

Nach den Vermittlungsbedingungen sind Buchungen aus anderen Quellen innerhalb von 24 Stunden im Kalender zu sperren. Ein verbundener Kalender unterstützt Sie dabei: Solange die Verbindung funktioniert, übernimmt Terra Mia Immobiliare die Termine dieses Portals alle drei Stunden. Buchungen aus Quellen ohne Verbindung sperren Sie selbst im Kalender, etwa eine Direktbuchung von Stammgästen oder Tage, an denen Sie das Haus selbst nutzen.

Wenn es doch zu einer Doppelbuchung kommt

Für Buchungen über Terra Mia Immobiliare gilt nach den Vermittlungsbedingungen: Bei Doppelbuchungen hat die über Terra Mia Immobiliare erfolgte Buchung Vorrang. Kann ein Gastgeber eine Buchung wegen einer Doppelbuchung nicht erfüllen, bietet er dem Gast eine gleichwertige Alternative an oder erstattet alle bereits gezahlten Beträge. Hat er die Doppelbuchung zu vertreten, schuldet er Terra Mia Immobiliare die Provision, die bei Durchführung der Buchung angefallen wäre. Für die Buchung auf dem anderen Portal gelten dessen Regeln für Absagen durch den Gastgeber. Lesen Sie diese, bevor Sie dem Gast antworten.

Der Gast steht damit nicht schlechter da, weil zwei Portale sich überschnitten haben: Er bekommt eine gleichwertige Alternative oder sein Geld zurück. Der Gast zahlt bei Buchungen über Terra Mia Immobiliare direkt an den Gastgeber, deshalb erstattet auch der Gastgeber. Der Mietvertrag kommt zustande, sobald die Anzahlung innerhalb von sieben Tagen nach der Buchungsbestätigung beim Gastgeber eingegangen ist.

1. Prüfen Sie, welche Buchung über Terra Mia Immobiliare kam und welche von einem anderen Portal.
2. Informieren Sie Terra Mia Immobiliare und den betroffenen Gast ohne Verzug.
3. Bieten Sie dem Gast eine gleichwertige Alternative an oder erstatten Sie die gezahlten Beträge.
4. Sperren Sie die Tage auf allen Portalen und prüfen Sie, warum der Abgleich die Überschneidung nicht verhindert hat.

Eine Routine gegen Doppelbuchungen

1. Einen Kalender als Übersicht führen. Der Kalender im Vermieterbereich zeigt die Belegungen aller verbundenen Portale. Eigene Sperrzeiten tragen Sie dort ein, der Export-Link gibt sie weiter.
2. Alle Portale in beide Richtungen verbinden. Jedes Portal liest den Export-Link ein, und Terra Mia Immobiliare liest jedes Portal ein. Airbnb und Booking.com verbinden Sie zusätzlich direkt.
3. Neue Buchungen sofort weitergeben. Sperren Sie die Tage gleich auf den Portalen, die sie weder direkt noch über Terra Mia Immobiliare erhalten. Auf den nächsten Abruf zu warten, lässt das Zeitfenster offen.
4. Direktbuchungen und Eigennutzung umgehend sperren. Für Quellen ohne Verbindung gilt eine Frist von 24 Stunden.
5. Offene Aufgaben prüfen. Eine Überschneidung im Vermieterbereich klären Sie mit Terra Mia Immobiliare.
6. Verbindungen kontrollieren. Der Abgleich läuft nur, solange die Verbindung funktioniert. Prüfen Sie von Zeit zu Zeit, ob neue Portalbuchungen im Kalender von Terra Mia Immobiliare erscheinen. Auf Wunsch richtet Terra Mia Immobiliare die Verbindung für Sie ein.

Nächster Schritt

Gastgeber registrieren sich selbst, das Inserat ist kostenlos. Eine Provision von 16 % des Gesamtpreises, den der Gast an Sie zahlt, zuzüglich Umsatzsteuer fällt nur an, wenn eine Buchung zustande kommt. Die Kalenderverbindung richten Sie im Schritt „Kalender“ ein. Wie das Inserat insgesamt entsteht, steht in Exposé fürs Ferienhaus auf Sizilien: Fotos, Beschreibung, Preise, CIN und CIR.